Nabycie kasy fiskalnej przez podatnika wymaga w pierwszej kolejności dokonania jej fiskalizacji, przez co rozumie się jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Od tego momentu podatnik ma siedem dni na zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy.

Do każdej kasy fiskalnej dołączana jest tzw. książka kasy rejestrującej, która zawiera m.in. informacje o kasie (numer ewidencyjny), jej sprzedawcy, podmiocie dokonującym czynności serwisowych, miejscu używania kasy oraz samym podatniku. W przypadku utraty tej książki podatnik jest zobowiązany niezwłocznie zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego.

Oprócz wydruku paragonu, który jest wydawany nabywcy, kasa musi posiadać możliwość sporządzania kopii tych paragonów. Trwałość takich kopii jest jednak niewielka. Z tego względu istnieje możliwość sporządzania i przechowywania tych kopii również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Przy czym przed rozpoczęciem archiwizowania w takiej formie podatnik jest zobowiązany zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego, podając numer ewidencyjny kasy oraz datę rozpoczęcia stosowania tego systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych. Kopie papierowe muszą być przechowywane przez co najmniej sześć miesięcy, a później mogą zostać zniszczone. Ważne jest, aby podatnik powiadomił urząd o czasie i miejscu niszczenia kopii przynajmniej 30 dni przed jego dokonaniem.

Najistotniejszą kwestią dla podmiotów nabywających kasy jest możliwość skorzystania z ulgi na ich zakup. Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 2,5 tys. zł. Skorzystanie z ulgi na zakup kasy jest możliwe po spełnieniu łącznie określonych warunków, w tym złożeniu przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania naczelnikowi urzędu skarbowego pisemnego oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do ewidencjonowania; w przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zgłoszenie może być dokonane na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy, o ile zawiadomienie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Oprócz wspominanych obowiązków dotyczących wyłącznie podatnika korzystającego z kasy rejestrującej pewne obowiązki są również nakładane na producenta lub importera kas fiskalnych (np. konieczność uzyskania decyzji o spełnieniu wszystkich wymogów i kryteriów technicznych), jak również podmiot zajmujący się serwisowaniem tych kas (np. powiadomienie urzędu skarbowego o fiskalizacji kasy w ciągu siedmiu dni od dokonania tej czynności).

ROMAN NAMYSŁOWSKI
doradca podatkowy, menedżer, Ernst & Young

PODSTAWA PRAWNA

- Par. 3, par. 5-6 oraz par. 11 rozporządzenia ministra finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948 z późn. zm.).

- Par. 8 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 czerwca 2007 r. w sprawie kas rejestrujących.