Każdy z podatników rozpoczynających ewidencję za pomocą kasy musi w pierwszej kolejności dokonać fiskalizacji tego urządzenia. Jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Fiskalizacja jest jedną z czynności serwisowych. Każdy podatnik zobowiązany jest to dokonania fiskalizacji za pośrednictwem właściwego serwisu. Po fiskalizacji kasy dokonywana może być wyłącznie sprzedaż w trybie fiskalnym. Sprzedaż w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym, nie jest możliwa.

W terminie siedmiu dni od dnia fiskalizacji kasy należy ją zgłosić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Zgłoszenia dokonuje podatnik. Właściwy naczelnik urzędu skarbowego, po zgłoszeniu fiskalizacji kasy przez podatnika, nadaje kasie numer ewidencyjny. Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom. Służby serwisowe są zobowiązane poinformować właściwy urząd skarbowy o fiskalizacji kasy u podatnika nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej dokonania. Podatnik powinien nanieść przyznany numer ewidencyjny na obudowę kasy w sposób trwały.

Jeśli chodzi o serwisowanie, to przedsiębiorcy przed zakupem urządzenia fiskalnego powinni zdać sobie sprawę, że w przypadku kas pojęcia serwisu nie można rozumieć tak jak w przypadku np. kupna samochodu. Decydując się na zakup kasy fiskalnej, klient decyduje się również na obsługę przez tylko jeden punkt serwisowy. Każde urządzenie posiada swoją książkę serwisową, do której w chwili zakupu wpisywane są dane dwóch osób - serwisanta podstawowego i rezerwowego. Od tego momentu tylko te dwie osoby są uprawnione do wszelkich czynności serwisowych, np. fiskalizacji, przeglądu, napraw i innych interwencji serwisowych.

Przed zakupem warto zatem przyjrzeć się, jak zorganizowany jest serwis danego producenta oraz jakie są koszty obsługi pogwarancyjnej. Podatnicy kupują urządzenie fiskalne wraz z obsługą serwisową (dodatkowo płatną), a każdy punkt otrzymuje roczną autoryzację na sprzedaż urządzeń fiskalnych. Jeśli po tym okresie jej nie odnowi, traci autoryzację. Cena oferowana przez producenta lub dystrybutora jest ceną za urządzenie. Do tego, w zależności od firmy serwisowej, dochodzi koszt za instalację, fiskalizację itp., a cennik za te usługi kształtuje rynek. Również przegląd kasy rejestrującej, którego użytkownik musi dokonać raz w roku, to koszt, który trzeba uwzględnić przed zakupem urządzenia danego producenta.

Ważne jest również, aby serwis był szybki, a interwencja skuteczna. Ma to szczególne znaczenie w przypadku punktów handlowych, w których zamontowana jest tylko jedna kasa, a przedsiębiorca nie posiada zapasowego urządzenia. W przypadku usterki urządzenia lub przerwy w dostawie prądu taki punkt handlowy nie ma prawa prowadzić działalności i musi zostać zamknięty do czasu naprawy.

Jeśli jednak użytkownik byłby niezadowolony z jakości usług serwisowych lub chciałby z powodu np. przeniesienia punktu handlowego do innego miasta zmienić punkt serwisowy, może wystąpić z wnioskiem do producenta urządzenia o zgodę na taką zmianę.

JACEK PYSSA
ekspert podatkowy, Instytut Studiów Podatkowych

PODSTAWA PRAWNA

- Par. 1, par. 5 oraz par. 10-11 rozporządzenia ministra finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948 z późn. zm.).