Aby móc skorzystać z odliczeń, oraz  prawidłowo sfiskalizować firmę należy stosować się do punktów wyszczególnionych poniżej.

1.

Kupujemy kasę fiskalną. Najlepiej około 2-3 tygodni wcześniej, pozwoli to nam na wcześniejsze zapoznanie się z kasą i jej możliwościami. Czas który poświęcimy na ćwiczenia z kasą w trybie niefiskalnym, pozwoli nam na bez stresową pracę bez pomyłek.

2.

Powiadamiamy wcześniej (minimum jeden dzień przed fiskalizacją) właściwy Urząd Skarbowy (tam gdzie rozliczamy VAT, lub jeśli nie jesteśmy vatowcami w Urzędzie gdzie rejestrujemy działalność) o tym, że będziemy się fiskalizować. Wygląda to w następujący sposób :

"Informuję, iż z dniem 01.04.2003 rozpocznę ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Informuję również, iż posiadam 1 punkt sprzedaży w którym jest 1 stanowisko sprzedaży. Kasa będzie zainstalowana pod niżej wymienionym adresem."

3.

Przynajmniej jeden dzień przed wyznaczonym terminem kasę należy zafiskalizować, czyli zainicjować moduł fiskalny. Można to zrobić wcześniej, lecz nigdy później. Taką usługę wykonuje nasz autoryzowany serwis kas fiskalnych

4.

Dokonać pierwszej sprzedaży w wyznaczonym terminie (najlepiej zachować pierwszy paragon dla U.S.)

5.

Po fiskalizacji mamy max. do 7 dni na złożenie dokumentów do Urzędu Skarbowego. Jest to druk "Powiadomienie Podatnika o Miejscu Instalacji Kasy". Taki dokument na przykład w firmie NESSO  otrzymują Państwo w momencie fiskalizacji  nieodpłatnie. Ale należy pamiętać, aby ten druk wypełnić i złożyć w należytym Urz. Skarbowym. Według prawa to Podatnik jest zobligowany do złożenia takich dokumentów i on za to odpowiada.
UWAGA: Tylko w przypadku zachowania pełnej procedury możemy starać się o odliczenie 50% wartości netto urządzenia fiskalnego od należytego  Urzędu Skarbowego .  (dobrze jest mieć kopię ww dokumentów potwierdzoną przez US )

Jaką kasę kupić ?

Przed zakupem kasy, należy dokładnie przemyśleć do czego ma służyć nam kasa. Pamiętajmy, że jest to zakup który dokonuje się nie codziennie. Podatnik nie kupuje kasy z własnej woli, jest to wręcz urządzenie które pozwoli na dokładniejszą kontrole jego sprzedaży. Ale jeśli i tak już musimy ją kupić to pomyślmy o kasie która nam będzie pomagać w pracy, albo przynajmniej nie będzie jej utrudniać.
Jeszcze jedna ważna rzecz : Jeśli mamy już kasę to każda awaria równa się z zamknięciem sklepu. Nie można sprzedawać bez kasy zapisując na kartce obroty z myślą o późniejszym wbiciu na kasę. Każdy przestój to wymierna strata. Kwoty strat są najczęściej wyższe niż różnica pomiędzy kasą tanią, a kasą dobrą.

PRZYKŁADY ZASTOSOWAŃ RÓŻNYCH MODELI KAS:

Kasa do kiosku z gazetami, sklepy spożywcze, mięsne i inne małe i średnie punkty sprzedaży . Kasa powinna mieć czytelny wyświetlacz,  szybką drukarkę. Musi być prosta i szybka w obsłudze. Taka kasa pozwoli nam na sprawną obsługę klienta, na rozładowanie chwilowej kolejki.
Sklep chemiczny, kosmetyczny, AGD i podobne placówki nie mające dużego ruchu. Do tego rodzaju działalności najlepiej kupić kasę; prostą w obsłudze. Jeśli nie korzysta się często z urządzenia, to naprawdę dobrze wybrać sobie kasę mało skomplikowaną aby uniknąć problemów z wystawieniem paragonu.
Usługi, sprzedaż mat. budowlanych, gazu, sprzedaż na paragony i Faktury Vat. Najlepiej nadaje się kasa która nie tylko potrafi wystawiać paragony ale w połączeniu z komputerem drukuje również Faktury i rozlicza stany magazynowe. Pozwoli to nam na szybką i bezbłędną obsługę klienta. Koszt takiego rozwiązania jest nieco droższy od zwykłej kasy ale można zastosować odpowiedni model kasy która spełni nasze oczekiwania
Firmy handlowe: W firmie potrzebne są komputery które rozliczają stany magazynowe na bieżąco, pilnują płatności itp. W tym przypadku do komputera kupujemy fiskalną drukarkę paragonów. Pozwoli to nam na sprzedaż z komputera, w taki sposób jak odbywało się to do tej pory. Taka sprzedaż to brak pomyłek, dokładne rozliczenie sprzedaży i magazynu.
Firma ELEKTRONIK specjalizuje się również w sieciach komputerowo-kasowych . Ale te rozwiązania kasowe wyposażone są w specjalistyczne kasy fiskalne, w czytniki kodów kreskowych, wagi etykietujące wspomagające sprzedaż. Połączone z centralnym komputerem rejestrującym sprzedaż oraz inne rozliczenia.

POWIADOMIENIE URZĘDU PRZED FISKALIZACJA

Aby móc skorzystać z odliczenia, przed fiskalizacją należy powiadomić Urząd Skarbowy o tym że będziemy się fiskalizowac najpóźniej jeden dzień przed terminem. Niektóre Urzędy Skarbowe chcą aby takie powiadomienia wypełniać na ich wewnętrznych drukach. Jednak większość przyjmuje oświadczenia pisane ręcznie. Ważne są zawarte informacje na druku oraz data zgłoszenia .

Przykład  POWIADOMIENIA

PPHU  STILO  Anna  Nowak , Adam
95-060 Brzeziny, ul. Błotna 6
NIP XXX-XXX-XX-XX
                                                                                                Urząd Skarbowy w Xxx
                                                                                                 adres,miasto, ulica 

                                                        Oświadczenie

Informuję, iż z dniem 01.06.2003 rozpocznę ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Informuję iż posiadam 1 punkt sprzedaży w którym znajduje się 1 stanowisko sprzedaży. Kasa zostanie zainstalowana w sklepie przy ulicy  Błotnej 6 w Brzezinach

                                                                                     Brzeziny dn 30.05.2003

                                                                                                    podpis

Uwaga!!! Jeśli podamy w oświadczeniu że instalujemy jedno urządzenie fiskalne, to tylko od tego jednego bedzie przysługiwać ulga 50%, a w chwili instalowania następnych urządzeń fiskalnych nie otrzymamy odliczenia. Dlatego ważne jest aby podać prawidłową ilość kas. Tyle ile mamy stanowisk sprzedaży. Jeśli podamy więcej niż jedną, to już w następnym miesiącu należy drugą kasę zainstalować( w trybie comiesięcznym więcej kas)

FISKALIZACJA KASY

Fiskalizacja polega na fizycznym podłączeniu modułu fiskalnego z kasą. Procedura taka może być wykonana tylko przez autoryzowany serwis . Do tego momentu wszystkie operacje które dokonywaliśmy podczas nauki, były nie zapisywane do modułu Fiskalnego Podczas tej usługi zostaje również wypełniona książka serwisowa, kasa zostaje zaplombowana ołowianą plombą z numerem serwisanta.
UWAGA  Numer NIP który wpisuje się podczas fiskalzacji można wpisać tylko raz ! Dlatego należy dokładnie go sprawdzić na wydruku oraz potwierdzić zgodność
Po fiskalizacji nie można już się ”bawić kasą”. Od tej chwili wszystko jest rejestrowane w pamięci kasy

Numery kasy, książka serwisowa

Zakupiona, nowa kasa posiada dwa istotne numery :
- numer seryjny kasy - numer produkcyjny nadany przez producenta.
- numer unikatowy kasy -jest to numer modułu fiskalnego nadany przez MF.

Po fiskalizacji kasy, Urząd Skarbowy nadaje trzeci numer - ewidencyjny. Numer ten musi być wpisany do książki serwisowej w odpowiednie pole, oraz naniesiony na kasę w sposób trwały (np markerem wodoodpornym). Nanosić należy z boku na podstawie kasy, nie należy nanosić na częściach ruchomych obudowy (pokrywa, zasilacz itp.) Taki numer otrzymamy albo w chwili składania dokumentów o fiskalizacji w Urzędzie Skarbowym, albo listem.
Prawidłowo uzupełniona książka przez serwis w dniu fiskalizacji, jest "dowodem osobistym" kasy. Musi być zawsze przy niej.

Dokumenty po fiskalizacji

Po zafiskalizowaniu kasy ,zarówno serwis jak i Podatnik zobowiązany jest do złożenia odpowiednich dokumentów do należnego Urzędu Skarbowego najpóźniej w ciągu 7 dni od daty fiskalizacji.

Na druku POWIADOMIENIE PODATNIKA O MIEJSCU INSTALACJI KASY wpisujemy wszystkie dane o Swojej firmie ,oraz o kasie –jej nr seryjny , unikatowy (drukuje się na końcu każdego wydruku fiskalnego  np. AAS  99999999)  datę obowiązku i datę fiskalizacji oraz podajemy miejsce instalacji.  Podatnik  jest zobowiązany do wypełnienia  i  dostarczenia  dokumentów do należytego US

Szczegółowe informacje dotyczące instalacji kas fiskalnych  wydało  Ministerstwo Finansów  w odpowiednich  rozporządzeniach